パワーポイントのファイルを[右クリック]⇒[プロパティ]⇒[詳細]と選んだとき…
みたことがない会社名が入ってる！
こんな経験はありませんか？そもそも、この「詳細」というところをわざわざ見る人も少ないのかもしれませんが…。
実はここ、かなり色々な情報が詰まっています。誰が作ったか、保存したのは誰か、最後に印刷したのはいつか、などなど。
私自身の経験
クライアントから「このファイルは、ある委託先に分析していただいたアンケートデータです。極めて注意して扱ってください」と言われ、守秘義務契約のもとで受領しました。ところが、プロパティを見ると、委託先と思われる企業名が書いてあったのです。
この「プロパティ」、案外、情報漏洩の宝庫なんじゃないかと思っています。
PowerPointだけでなく、WordやExcelでも同様です。PDFなど他のファイルにも類似のリスクはあるのですが、話が広がりすぎるので、本稿ではMicrosoft Officeの3種類に絞ります。
「ドキュメント検査」を使う
正直、「これいるのか？」と思うこともある情報なのですが、案外くせ者で、自動的に保存しないようにするのはなかなか難しかったり、お金がかかったりします。そこで、各自が注意できる、もっとも簡便な方法をご紹介します。
ファイルを開いた状態で、
［ファイル］⇒［情報］⇒［プレゼンテーションの検査］⇒［ドキュメントの検査］
と進み、［ドキュメントのプロパティと個人情報］にチェックを入れて検査すればOKです。
- メニューの名称は、Excelでは［ブックの検査］、Wordでは［文書の検査］になります。
実はこのドキュメント検査、色々なオプションがあってかなり便利です。スライドの外に置き忘れたメモ用のテキストボックスを教えてくれたり、プレゼン用のノートが含まれていないか調べたり、うっかりしやすいところを検知してくれます。
この作業をしてから送信するだけで、情報漏洩のリスクは大幅に下がります。なお、削除したものは元に戻せません。検査の前に一度保存しておくと安心です。
「PDFにすれば大丈夫」は、ちょっと違います
このプロパティ問題や、Wordでいうと編集履歴等、さらには、編集リスクを下げるため、「外部に送るときはPDFにすれば大丈夫」と指導している会社もあるそうですが、プロパティ問題に限れば、そんなことはありません。
PowerPointやWordからPDFを作ると、タイトルや作成者はそのままPDF側に引き継がれます。元のファイルで消してからPDF化しないと、あとで直すにはPDFの編集ソフトが必要になってしまいます。
ネット上のPDFファイルを見ても、適当なタイトルのままになっているものが結構あります。タイトルは、設定次第では表示されているので…
おわりに
本稿では、Word・Excel・PowerPointに絞って説明しました。
かなり高度な方法や、高額な仕組みを使えば自動で制御することもできなくはありません。ただ、このドキュメント検査だけでも、かなりの部分は防げます。
小規模な企業であれば、「メールに添付する前に、ドキュメント検査を」と従業員の皆さんに周知するだけでも、少しでも防げるのではないかと思います。
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