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WordなどのMicrosoft Officeで作成したデータを何らかの方法で誰かに送って、読んでいただくケースがあると思いますが、実は
「送った側が意図しないかたちで表示されている」
場合があります。そして、それが読み違いにつながり、仕事のトラブルにも繋がる可能性があります。
Word、Excel、PowerPointのデータを送ると、相手は同じ環境で開いているものと思っている方が、私の実感値ですがかなり多いように思います。さらには、「相手が違う環境で開いている」と思っている人の大半もMicrosoft Officeのバージョンが違うだけと思っている人が多いのです。
しかし、Microsoft Officeで作成したファイルを開けるソフトはほかにもたくさんあります。たとえば以下のようなものです。
- Open Office（OpenOffice.org Project：国内でも自治体・企業に導入実績あり）
- Libre Office（The Document Foundation：ヨーロッパの自治体では多くの導入事例あり、国内でもOpenOfficeからの移行組が出てきている）
- Google Documents（グーグル：googleappsの導入とともに、オフィスもgoogledocumentsに移行する企業もあるが、オンライン型のため、他のオフィスも利用している場合が多い）
- Kingsoft Office（キングソフト：廉価PCに組み込まれていることも多い。）
- iWork（アップル：MacOS上で利用されることが多いが、企業として利用する事例は少ない）
- Just Suite（ジャストシステム：一太郎などを含むオフィスであるが、近年はシェアが減少している）
それぞれの会社は、Microsoft Officeとの互換性を少なからず意識して開発していますが、軽量性・独自性の視点から、完全互換とはいきません。
たとえば、どんな表示ズレがあるのか？以下の例をみてください。
Office2007のWordで作成したファイルをOpenOfficeのWriterで開いたものです。表の段組が外れてしまっています。この例では、一番右の列は、修正反映日を示しているのですが、段組が外れてしまったおかげで、読み間違える可能性が高い上に、「こういう資料の作り方もある。」と思えてしまうレイアウトになっているのです。
このようなトラブルを避けるためには、以下の対策が重要です。
- ドキュメントはPDFに変換してから送る。
- ドキュメントを相手にも編集してもらいたい場合は、各オフィス形式のファイルとPDFのファイル（見栄え確認用）をセットで送る。
- そもそも、相手のオフィスの種類・バージョンを確認する。
決してレアな事例ではないので、お気をつけ下さい。
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